关于公章管理的法律风险提示
来源: 编辑: 宋丽萍 摄影编辑: 时间: 2016年8月2日 【字号:        



最近发生的多起法律纠纷案件均与公章管理有关,现将公章管理中常见的法律风险提示如下:
公章是指机关、团体、企事业单位使用的印章,是最具权威的象征物件,是合同、公文、先容信、证明信等文件生效的凭证,是企业意思表示外化的标识,具有法定的“公信力”。目前,我企业公章数量众多,分布在企业总部、二级单位及二级单位所属的各项目部,甚至个别项目部的部门都刻有印章;
基于公章的“公”的性质及其法定的证明力,往往成为不法行为人谋取不法利益的工具,最终给企业带来法律风险,造成不可挽回的损失。对于在公章使用过程中的法律风险,主要存在以下几种情况。
一是表见代理风险。主要指随意在合同上盖章、开具盖有公章的空白先容信、合同、协议等法律文件造成的风险。《合同法》第49条有明确规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。”而公章往往成为“相信行为人有代理权的”重要依据。公章管理人须时刻警醒,稍有不慎,就可能带来严重后果。我企业某项目部在分包商采购的钢管租赁合同上加盖项目部公章,分包商未能支付租金,导致出租人以我企业为被告向法院起诉,要求我企业支付租赁费;又如我企业某项目部在分包商所属班组购买的钢材合同上加盖项目部公章,导致材料供应商以我企业为被告向法院起诉,要求我企业支付钢材货款。这两起案件就构成了典型的表见代理。
二是由“关系章”、“人情章”带来的风险。从实际发生的多起与公章有关的纠纷来看,相当一部分法律风险是由于公章管理人员缺乏原则性、纪律性,违反印章管理制度,随意或服从于领导的授意安排所造成。而且这种主观性很强的违规有上升之势,造成的风险不可小觑。朱某某诉我企业不当得利纠纷一案,原告所持有的《收据》中盖有“浙北某变电站新建工程场平工程施工项目”公章,当了解为何要在《收据》上盖章时,得到的答复竟是“因为原告的爸爸、哥哥和他都是大家单位的职工,能帮的就帮一下。”最终引发诉讼,这就是“人情章”带来的严重后果。
        三是使用、保管、交接过程中产生的风险。公章外借、随意摆放、交接不清等违规操作都是风险隐患,都有可能给伺机作案人员以可乘之机。此外,操作中的疏漏,如合同协议等重要法律文件漏盖骑缝章,有可能导致合同内容被更改;又比如经办人员在盖章时审查不严,不法行为人在正常用印的材料中夹杂其他材料等。同时还存在着公章用印审批实行不到位,印章使用重启用,轻收回等导致法律风险。
因公章管理不善给企业带来诉讼和损失的事件屡屡发生,鲜活的案例摆在大家面前,无不昭示着企业在公章的管理方面存在着诸多问题。针对上述风险,为防范法律风险,强化企业公章管理,大家应做到以下几点:
首先,提高对公章重要性认识,建立健全印章管理制度并严格遵守各项规章制度,这是防范法律风险的根本保证。提高对公章重要性认识,使全体员工特别是公章管理人员明白,公章在经营活动中的重要作用,以及违法使用,不当使用的严重后果。严格实行公章使用审批登记制度,对需要加盖公章的文件或材料,必须由主管领导审批签字后方可加盖。此外,还应设立公章使用登记簿,详细登记用印日期、事由、数量、承办人、批准人等事项,并作为永久档案进行保管。严禁在空白信笺、先容信、合同上用印;严禁在非我企业签订的合同、证明类材料中用印;更要严禁在担保合同上用印。
其次,控制刻制印章的数量,从源头上减少法律隐患。印章越多,管理难度越大,法律风险相应的成比例增大。对没有必要刻章坚决不刻,对没有必要但已经刻制的公章应当及时收回,从严控制刻制印章的数量,从源头上减少法律风险隐患。
再次,要合规操作,保证公章的正常使用和绝对安全。合规操作,注重细节,不留任何纰漏。公章管理人员要从公章的保管、使用、移交、收缴、销毁等各个环节查找风险点并严加防范,并特别注意风险高发环节:如在办公室以外的地点使用公章,必须征得主管领导批准,并由保管人员现场监章,做到“人在章在”;对于合同、协议类法律文件,要在法规部门进行法律审查后,加盖骑缝章以保证内容的合法完整;
        最后,要选择合格的人保管印章。法律风险很重要的一点就是人的风险,为此,应选择政治可靠、品德优良、责任心强的人员管理公章。不仅要经常教育保管人员坚持原则,杜绝“关系章”、“人情章”,还要注重提高其综合素质,不断学习相关法律和业务常识,增强防范风险的能力。
此外,一旦发现公章遗失,切忌隐瞒,要马上向单位领导、公章制发机关、当地公安部门报告,及时采取补救措施,尽可能减少损失和负面影响。
总之,关于印章的法律风险管控,应当坚持“以事前防范、事中控制为主,事后补救为辅”的原则,思想上充分认识印章管理的重要性,实行中严格落实企业关于印章管理的各项规章制度,发现问题后应当及时上报,切忌包庇、隐瞒。
 
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